受理费退回时间依具体情况而定，法律无严格规定。依据《诉讼费用交纳办法》，调解结案应退一半案件受理费。不及时处理可能导致原告资金被不合理占用，影响权益。
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受理费退回需联系法官。具体操作：1. 调解结案后，询问承办法官退费流程及时间；2. 跟进退费进度，确保在合理期限内收到退款；3. 如遇延误，可向法院财务部门或上级反映，维护自身权益。
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受理费退回方式需与承办法官联系。常见处理方式为直接联系法官了解退费流程，或咨询法院财务部门。选择时应考虑效率和便捷性，确保及时退回。